Cuidados que você deve tomar ao gerar uma NF eletrônica

 

 

Na hora de concretizar uma compra ou contratação de serviço, o documento que vai finalizar a transação é a nota fiscal. É a partir dela que o comprador ou contratante vai ter dados detalhados informando o que ele adquiriu ou contratou, as características e todos os elementos detalhados do processo. Porém, um erro de preenchimento pode deixar de traduzir o que foi negociado entre as partes, gerando problemas para todos. Por isso, antes e após concluir um negócio, aproveite as dicas que o Arquivei, empresa que fornece plataforma de armazenamento, organização e consulta de informações de notas fiscais, preparou para você não cair numa cilada:

1 - Confira os detalhes antes de emitir a nota

A maioria dos problemas com notas fiscais eletrônicas acontecem na hora do preenchimento de informações. Seja o desconhecimento do emitente, ou até mesmo falhas no cadastro de produtos e serviços, informações erradas podem resultar em multa de até 50% em cima do valor da operação, com risco de anular a nota fiscal eletrônica. Por isso, atenção total na hora de verificar os dados da nota fiscal.

2 - Caso haja erro, cancele a transação imediatamente

Tudo bem, você viu que existe um erro na nota fiscal que você tem em mãos. Para evitar multas e problemas subsequentes, você deve cancelar a nota fiscal eletrônica o mais rápido possível. O único porém é que esse processo só pode ser executado nas primeiras 24 horas após a emissão da nota. Por esse motivo, é prioridade checar as notas logo que elas são recebidas.

3 - Armazene a nota fiscal em local adequado

Não importa qual seja a origem da sua nota fiscal, é obrigatório por lei que a NF eletrônica seja guardada por um período de cinco anos, à disposição da Receita Federal. Sendo assim, é imprescindível que as notas fiscais eletrônicas sejam conservadas em local apropriado, para que elas se mantenham em bom estado.

4 - Automatize o serviço sempre que necessário

Para empresas com pouco volume de notas fiscais eletrônicas, é mais prático utilizar um programa próprio da Secretaria da Fazenda (Sefaz) que ajuda a organizar melhor os arquivos. Caso a sua empresa seja de grande porte, é recomendável utilizar um software automatizado para cuidar das notas. Essa saída faz muito sentido, uma vez que, quanto maior é o volume de notas, maior é a chance de você deixar alguma nota esquecida.

 

Sobre a Arquivei

A Arquivei é uma empresa que fornece plataforma de armazenamento, organização e consulta de informações de notas fiscais. Criada em 2014, surgiu para suprir uma dificuldade das empresas na gestão mais eficiente de seus dados fiscais. Com sede em São Carlos, interior paulista, a startup também oferece um banco de dados de fácil acesso para todas as áreas da companhia.

 

 

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